Regulamin Zarządu
Regulamin Zarządu Fundacji Polskiej Koalicji Pacjentów Onkologicznych
z dnia 22 sierpnia 2013 roku
§ 1
Regulamin określa zakres działania, sposób i tryb pracy Zarządu Fundacji Polskiej Koalicji Pacjent Onkologicznych z siedzibą w Warszawie (nr KRS: 0000333981) zwanego dalej Zarządem.
§ 2
Zarząd działa na podstawie statutu Fundacji Polskiej Koalicji Pacjentów Onkologicznych oraz uchwał Rady Fundacji a także przepisów prawa powszechnego obowiązującego oraz niniejszego Regulaminu.
§ 3
Zarząd jest organem wykonawczym i zarządzającym Fundacją i reprezentuje ją na zewnątrz.
§ 4
1. Zarząd jest maksymalnie pięcioosobowy, składa się z Prezesa Zarządu oraz od 1 do 4 Wiceprezesów.
2. Prezes Zarządu, Wiceprezesi oraz Członkowie Zarządu powoływani są i odwoływani przez Radę Fundacji. Wszyscy członkowie Zarządu powoływani są na okres kadencji trwającej 4 lata.
3. Dopuszcza się możliwość przerwy w wykonywaniu obowiązków przez Członka Zarządu spowodowanej miedzy innymi koniecznością wypoczynku lub pogorszeniem stanu zdrowia.
4. Jeżeli przerwę w wykonywaniu obowiązków ma Prezes Zarządu jego obowiązki pełni jeden wskazany przez niego Wiceprezes.
§ 5
1. Oświadczenia woli w imieniu Fundacji, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3 poniżej, składają dwaj członkowie Zarządu działający łącznie.
2. W sprawach dotyczących zatrudniania pracowników oraz w sprawach nie związanych z zaciąganiem zobowiązań majątkowych powyżej 5.000 (pięć tysięcy) złotych – oświadczenia woli w imieniu Fundacji może składać jednoosobowo Prezes Zarządu Fundacji.
3. W przypadku Zarządu jednoosobowego, jedyny członek Zarządu jest uprawniony do składania oświadczeń woli w imieniu Fundacji.
4. Wszelkie kontakty służbowe Członków Zarządu, tematy rozmów prowadzonych w imieniu i na rzecz Fundacji stanowią jej własność i wymagają ich udokumentowania w protokołach, notatkach i raportach, które będą przechowywane w siedzibie Fundacji.
5. Niezależnie od sposobu reprezentacji Fundacji (o którym mowa w ust. 1-3 powyżej), rozporządzanie prawem lub zaciąganie zobowiązań o wartości powyżej 30 000 zł wymaga akceptacji i podpisu trzech członków Zarządu w tym jednym z nich musi być Prezesem Zarządu lub jeden z Wiceprezesów na podstawie pełnomocnictwa Prezesa.
§ 6
1. Zarząd Polskiej Koalicji Pacjentów Onkologicznych przejawia szczególną dbałość o przestrzeganie wszystkich przepisów prawa w ramach prowadzonej działalności, wykazuje się dobrą znajomością przepisów obowiązujących w tym zakresie oraz zapewnia Fundacji PKPO właściwą i rzetelną obsługę prawną.
2. Zarząd podejmuje decyzje w formie uchwał.
3. Uchwały podejmowane są na posiedzeniach Zarządu, w trybie pisemnym lub w trakcie telekonferencji z wykorzystaniem dostępnych środków technicznych.
4. Uchwały podjęte w trakcie telekonferencji wymagają dla swej ważności potwierdzenia w formie pisemnej i podpisania przez Członków Zarządu podejmujących uchwałę, w terminie 7 dni od dnia jej podjęcia.
5. Dla ważności uchwał wymagana jest obecność co najmniej 2/3 (dwóch trzecich) wszystkich Członków Zarządu (tj. 2 przy Zarządzie 3-osobowym, 3 przy Zarządzie 4-osobowym lub 4 przy Zarządzie 5-osobowym).
6. Głosowanie w ramach Zarządu przebiega według zasady: uchwały podejmowane są zwykłą większością głosów, a w razie równości głosów decyduje głos Prezesa Zarządu Fundacji.
7. Posiedzenia Zarządu zwoływane są w miarę potrzeb, nie rzadziej niż raz na dwa tygodnie.
8. W posiedzeniach Zarządu, za zgodą Zarządu, mogą brać udział bez prawa głosu osoby spoza Zarządu Fundacji.
9. Posiedzenia Zarządu muszą kończyć się protokołem zawierającym: kolejny numer, datę i miejsce posiedzenia, porządek obrad, listę obecności, numer i treść podjętych uchwał, wyniki glosowania, konkluzje prowadzonych dyskusji.
10. Protokół jest przyjmowany i podpisywany przez uczestników posiedzenia.
11. Głosowanie Zarządu w trybie pisemnym odbywa się poprzez podpisanie i przesłanie treści uchwały o jednakowym brzmieniu do siedziby Fundacji przez każdego członka Zarządu Fundacji. Uchwała jest podjęta z chwilą odebrania głosów od wszystkich członków Zarządu. Z głosowania w trybie pisemnym sporządza się protokół, który podpisuje Zarząd Fundacji bądź osoba upoważniona.
12. W sytuacji wymagającej podjęcia szybkiej decyzji lub naglącej czynności, mogą być one podejmowane przez dwóch członków Zarządu, w tym z włączeniem Prezesa Zarządu. W takim wypadku Prezes Zarządu zostanie o tym niezwłocznie zawiadomiony.
13. Wyjazdy służbowe członków Zarządu muszą być zgłaszane z wyprzedzeniem i uzasadnieniem okoliczności i potrzeby delegacji.
14. Obsługę administracyjną Zarządu pełni biuro, na czele którego stoi Dyrektor Biura Zarządu PKPO.
§ 7
Tryb procedowania i podejmowania decyzji w warunkach bieżącej działalności.
1. Każdy z członków Zarządu ma prawo wnosić sprawę pod rozpatrzenie przez cały Zarząd.
2. Każdy z członków Zarządu ma prawo zgłosić projekt i zaproponować osobę odpowiedzialną do prowadzenia projektu. W przypadku, gdy jest to projekt z obszaru kompetencji innego członka Zarządu powinien skonsultować z pozostałymi wszelkie sprawy z tym związane.
3. W przypadku wygenerowania lub przystąpienia do projektu Prezes wyznacza osobę z Zarządu do kierowania projektem. Informacje związane z prowadzonym zadaniem są na bieżąco konsultowane z pozostałymi członkami Zarządu.
4. Wszelkie sprawy przesyłane w formie elektronicznej (umowy, projekty, propozycje, prośby, etc.), które są konsultowane lub wymagają decyzji całego zespołu powinny uzyskać imienną odpowiedź od każdego członka Zarządu oraz Dyrektora Biura w ciągu 24 godzin.
Brak informacji o zajętym stanowisku będzie uznane za indywidualne wstrzymanie się od głosu i scedowanie dokonania wyboru na pozostałych.
§ 8
Podział obowiązków Członków Zarządu
Prezes Zarządu:
1. Kreowanie pozytywnego w społecznym odbiorze wizerunku Polskiej Koalicji Pacjentów Onkologicznych poprzez ustalanie strategii działania.
2. Wspólnie z pozostałymi Członkami Zarządu kontakty z przedstawicielami organów administracji państwowej ustawodawczej i wykonawczej.
3. Kontakty ze środowiskiem naukowym oraz Organizacjami Naukowymi.
4. Kontrola pracy pozostałych Członków Zarządu.
5. Publiczna prezentacja spraw o znaczeniu strategicznym dla PKPO
Wiceprezes Zarządu ds. logistyczno-organizacyjnych – Rewident Zarządu
1. Kreowanie pozytywnego w społecznym odbiorze wizerunku Polskiej Koalicji Pacjentów Onkologicznych.
2. Współtworzenie programu rozwoju PKPO.
3. Kontrola finansów PKPO, kontrola funkcjonowania biura.
4. Organizacja imprez ogólnopolskich i lokalnych.
5. Przygotowywanie sprawozdań.
Wiceprezes Zarządu ds. administracyjno-organizacyjnych – Dyrektor Zarządzający:
1. Kreowanie pozytywnego w społecznym odbiorze wizerunku Polskiej Koalicji Pacjentów Onkologicznych.
2. Współtworzenie programu rozwoju PKPO.
3. Organizacja i kontrola pracy Biura Zarządu.
4. Kierowanie zasobami ludzkimi według zasad sprawiedliwej oceny, zbudowanie systemu motywacji dla osiągnięć indywidualnych i zespołowych, wynagradzania zasobów ludzkich.
5. Zatwierdzanie jednorazowych płatności do kwoty 15 000 zł
a wspólne z Wiceprezesem ds. logistyczno-organizacyjnych zatwierdzanie płatności jednorazowych do kwoty 30 000 zł.
Wiceprezes Zarządu ds. kontaktów z mediami – Rzecznik Prasowy
1. Kreowanie pozytywnego w społecznym odbiorze wizerunku Polskiej Koalicji Pacjentów Onkologicznych.
2. Współtworzenie programu rozwoju PKPO.
3. Prezentowanie stanowiska PKPO w sprawach pacjentów.
4. Pełnienie funkcji arbitra przy rozwiazywaniu problemów pracowniczych.
5. Kontrola aktywności Prezesa Zarządu w zakresie media relations z prawem wnoszenia uwag na posiedzenia Zarządu.
Wiceprezes Zarządu - Sekretarz
1. Kreowanie pozytywnego w społecznym odbiorze wizerunku Polskiej Koalicji Pacjentów Onkologicznych.
2. Współtworzenie programu rozwoju PKPO.
3. Zarzadzanie i kontrola nad obiegiem dokumentów.
4. Wspieranie pracy Biura Zarządu.
5. Wspieranie pozostałych członków Zarządu w pracach nad różnymi projektami.
§ 9
W razie niepowołania któregokolwiek z Wiceprezesów Zarządu wskazanych w § 8 powyżej, realizacja jego obowiązków zostanie przejęta przez pozostałych Członków Zarządu, zgodnie z poleceniem Prezesa Zarządu.
§ 10
W razie sprzeczności postanowień niniejszego Regulaminu z postanowieniami Statutu Fundacji PKPO zastosowanie znajdują właściwe postanowienia Statutu.
§ 11
Regulamin wchodzi w życie z dniem powzięcia Uchwały Zarządu Fundacji PKPO o jego wprowadzeniu.
